Профессия "Секретарь руководителя (организации, предприятия, учреждения)"

Секретарь должен знать и уметь:

• положения, инструкции и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность предприятия;
• принципы организации делопроизводства;
• методы обработки и оформления документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефонами, факсами, мини-АТС и т. п.);
• стандарты оформления организационно-распорядительной документации, деловой корреспонденции;
• основы административного права и трудового законодательства;
• этику и эстетику;
• тонкости делового общения.

Куда поступить?

В институтах и университетах секретарскому делу не обучают. Только в профессиональных лицеях и училищах, среди абитуриентов которых профессия вот уже несколько лет является одной из наиболее востребованных и популярных. Чему учат в ПТУЗ? В нашем училище специальность секретаря руководителя (организации, предприятия, учреждения) интегрируется с родственной профессией – оператор компьютерного набора, что значительно расширяет возможности трудоустройства. Зачисляют на обучение после девяти или одиннадцати классов.

За время подготовки (а это 3 или 1,5 года соответственно) будущие секретари изучают:

• учет и регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
• правила оформления документов согласно требованиям Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
• контроль правильности написания заявлений, подаваемых на подпись руководителю;
• нюансы пользования компьютерами и другой офисной техникой и т. д.

Учащимся рассказывают, как вести документацию сотрудников в случае отсутствия работника отдела кадров. Так что, в идеале любой выпускник ПТУЗ должен уметь оформлять приказы по личному составу, трудовые книжки, документы о командировках, табель учета рабочего времени и любые справки.

Что проходят за курс обучения?

В идеале, будущие секретари осваивают довольно широкий перечень дисциплин.

Обязательно изучают:

• секретарское дело (введение в специальность, должностные обязанности, прием и учет посетителей, делопроизводство и документооборот, работа с деловой корреспонденцией, техника телефонных переговоров);
• работу на ПК (операционная система Windows, офисные приложения Word, Excel, PowerPoint; программы для обработки графических изображений Corel Draw, Adobe Photoshop; Internet Explorer, Access, сканирование в FineReader, архиваторы и антивирусы, скоростной набор текста десятипальцевым слепым методом);
• работу с офисной техникой (факсом, принтером, телефоном, мини-АТС, сканером).

Также изучаются предметы:

• основы рыночной экономики и предпринимательства;
• основы трудового законодательства и основы правовых знаний (трудовой контракт, аспекты взаимоотношений фирмы и работника, правила оформления и увольнения, заполнение и порядок хранения трудовой книжки);
• техника поиска работы (правила  составления резюме, поиск работы через Интернет и кадровые агентства, как показать себя с лучшей стороны и как успешно пройти собеседование);
• основы профессиональной этики (налаживание отношений в рабочем коллективе, коммуникативные навыки, борьба со стрессами; офисный дресс-код, культура общения, особенности ведения деловой переписки и телефонных переговоров).

Перспективы профессии

Стартуя с позиции секретаря, Вы получаете прекрасную возможность сделать успешную карьеру. Постигнув все нюансы администрирования и специфики работы в подразделениях фирмы, толковый помощник без особого труда сумеет взять в свои руки руководство секретариатом, развить карьеру в избранном направлении и даже стать исполнительным или административным директором. Но, только в том случае, если постоянно пополняет багаж профессиональных навыков, повышая квалификацию.

А Вы знаете, что профессия оператора компьютерного набора не только интересная, но и достаточно сложная? Чтобы из Вас получился отличный оператор, нужно обладать теоретическими и практическими знаниями, а главное – уметь гармонично их объединять в процессе работы.

Профессиональные навыки оператора компьютерного набора полезны во многих профессиях. Они требуются в компаниях, где есть большие объемы информации, базы данных. В подобных сотрудниках нуждаются крупные торговые сети для отслеживания движения товаров, call-центры компаний. Операторы принимают заказы, вносят их в базу данных и т.п.

Профессия "Оператор компьютерного набора"

К профессиональной сфере оператора компьютерного набора относится: обслуживание компьютерных и интеллектуальных устройств, систем и сетей обработки информации и принятия решений; компьютерная обработка текстовой, графической и образной информации; обслуживание компьютеризированных, интегрированных и робототехнических систем.

Оператор компьютерного набора должен знать: правила эксплуатации компьютерной техники и систем связи; технологию обработки данных, рабочие инструкции, используемое программное обеспечение; последовательность выполнения операций в компьютерных системах (сетях); стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; делопроизводство; правила орфографии и пунктуации; технические требования к расходным материалам для принтера, бумаги, магнитных дисков; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила защиты информации.

Оператор компьютерного набора должен уметь: выполнять операции с базами данных на компьютерном оборудовании; работать в текстовом редакторе; оперировать с файлами; выполнять другие операции технологического процесса обработки информации; управлять режимами работы периферийного оборудования (подготовка текстов и графических документов, таблиц, перечней, списков и т.д.); своевременно проводить коррекцию неисправностей в работе оборудования; докладывать ответственному лицу о выявленных отклонениях в работе компьютерного оборудования; осуществлять прием/передачу информации по сети; постоянно совершенствовать умения и навыки работы с клавиатурой; при необходимости выполнять обязанности секретаря руководителя, вести делопроизводство.

• хорошее зрение;
• развитая координация движений рук и пальцев;
• устойчивое внимание;
• устойчивость и уравновешенность;
• хорошая память;
• грамотность;
• быстрая реакция;
• высокая работоспособность;
• ответственность.

• Основы технического редактирования и оформления текста
• Основы работы на ПК
• Основы работы в Internet
• Компьютерные системы и сети
• Технологии компьютерной обработки информации
• Машинопись
• Основы делопроизводства
• Охрана труда
• Правила дорожного движения
• Основы рыночной экономики и предпринимательства
• Эстетическое воспитание
• Физическая культура и здоровье
• Техника поиска работы
• Основы трудового законодательства
• Основы правовых знаний